كيفية التعرف على الاحتيال في المشتريات ومنعه

هناك دائما أعلام حمراء للاحتيال في المشتريات

أينما وجد المال، وجد الاحتيال. ولهذا السبب فإن خطر تعرض الأعمال للاحتيال في وظيفة المشتريات مرتفع بشكل خاص.

اعترف أكثر من 50 بالمائة من الشركات بأنها ضحية للاحتيال في عام 2022، وفقًا لمسح أجرته شركة برايس ووترهاوس كوبرز. وهذا مبلغ قياسي.

نظرًا لأن عمليات الشراء غالبًا ما تكون طويلة ومعقدة وتخضع للتأثير الخارجي، فإن فرص استغلال المحتالين لنقاط الضعف مرتفعة.

يمكن أن تكون المخاطر الناجمة عن الاحتيال في المشتريات أي شيء بدءًا من الخسارة المالية للشركة، والتدقيق والعقوبات من جانب الحكومة، والإضرار بالسمعة، وحتى مخاطر الصحة والسلامة على الجمهور عندما يتم شراء المنتجات للتوزيع التي تكون أقل بكثير من الجودة المعلن عنها.

إذن، كيف يمكن للشركات أن تحمي نفسها من الحالات المتزايدة للاحتيال في مجال المشتريات وماذا ينبغي عليها أن تفعل إذا دق ناقوس الخطر؟

تعريف الاحتيال في المشتريات

مثل جميع أنواع الاحتيال، ينصب التركيز على الخداع. يتعلق الاحتيال في المشتريات - أو "الاحتيال في الشراء" - عندما يتم التلاعب بعملية الحصول على السلع أو الخدمات أو تحويلها من قبل جهات ضارة.

يمكن أن تظهر نقاط الضعف، التي يستغلها المجرمون بسرعة، في أي نقطة (أو عدة نقاط) في عملية الشراء عندما لا يتم اتباع أفضل الممارسات. والاحتيال من هذا النوع يمكن أن يعرض سمعة الشركة وموظفيها للخطر، ويكون له عواقب وخيمة على رأس مالها وقدرتها على التجارة.

التكاليف المالية يمكن أن تكون مذهلة. تشير الأبحاث إلى أن 40 بالمائة من الشركات تخسر ما بين 150 ألف يورو و400 ألف يورو سنويًا بسبب عمليات الاحتيال الشرائية.

علاوة على ذلك، هناك عواقب قانونية للتلاعب بالصفقات التجارية. توجد العديد من اللوائح الوطنية والدولية لضمان ممارسات الشراء العادلة والقانونية، مع فرض غرامات كبيرة لعدم الامتثال.

يعتبر الضرر العام أيضًا أحد الاعتبارات، حيث من المحتمل أن تعرض المنتجات التي تم بيعها بشكل خاطئ المستخدمين للخطر. وهذا يمكن أن يجعل العقوبات المالية والإضرار بالسمعة أكبر.

يغطي الاحتيال في المشتريات مجموعة من الأنشطة الإجرامية التي تشترك في دافع واحد – وهو التلاعب باتفاقيات التجارة التجارية لتحقيق مكاسب مالية.

تشمل الطرق الشائعة ما يلي:

عمليات الاحتيال المتعلقة بالفواتير حيث يقوم المحتال بإنشاء شركة مزيفة ويرسل فواتير غير مشروعة لبضائع لم يتم الاتفاق عليها أو تسليمها. غالبًا ما يتم تشجيع الدفع السريع باستخدام أساليب التخويف والتهديدات.
البائعون المزيفون، مثل عمليات احتيال الفواتير، ولكن على نطاق أوسع وطويل الأجل حيث يتم جمع سلسلة من الفواتير ودفعها.
المحاسبة الزائفة حيث تكون الشؤون المالية للأعمال غير واضحة أو لا يمكن تعقبها عن قصد، وذلك بسبب تصرفات موظف واحد لتحقيق مكاسب شخصية أو على المستوى التنظيمي.
العمولات حيث يستخدم موظف أو مجموعة من الموظفين فواتير مزيفة أو مضخمة لتوجيه الأموال إلى مؤسسات مختارة بهدف الحصول على جزء من العمولة.
التلاعب في العطاءات حيث يعمل المنافسون في السوق معًا للفوز بالتجارة، من خلال التلاعب بالأسعار، أو القضاء على المنافسة، أو الحد من مجموعة عطاءات الموردين لتشكيل احتكار.

كشف الاحتيال في المشتريات

وكما يقولون لا يوجد دخان بدون نار. وعندما يتعلق الأمر بعمليات الاحتيال في الشراء، هناك علامات حمراء واضحة يجب الانتباه إليها.

تشمل العلامات تضخم أسعار البائعين فوق سعر السوق، والمنافسة المحدودة، والأنماط المشبوهة في فوز وخسارة مقدمي العروض، والعلاقات الوثيقة بين المشتري ومقدم العطاء الفائز، والعقود الممنوحة لمقدمي عطاءات غير متوقعين، والتناقضات بين العقود والخدمات المقدمة، وموظف واحد يدير عملية العقد بأكملها.

إذا تم الكشف عن أي علامات حمراء، فقد يكون هناك احتيال في المشتريات. يجب على المنظمات إطلاق تحقيق وتكوين قضية لمراجعة الشؤون المالية للشركة وأي بائعين أو عقود مشبوهة، والعمل مع دعم خارجي.

الحماية من الاحتيال في المشتريات

يعد اتخاذ إجراء سريع أمرًا حيويًا في حالة الاشتباه في حدوث احتيال في المشتريات أو اكتشافه. لكن التصرف بشكل استباقي لوقف حدوث ذلك في المقام الأول هو أفضل طريقة لتجنب الوقوع ضحية.

هناك عدة طرق يمكن للمؤسسات من خلالها حماية نفسها من الاحتيال في المشتريات.

ربما يكون التعليم والتوعية أفضل الأسلحة في ترسانة الأعمال التجارية لمكافحة الاحتيال في الشراء. وينبغي أن يتضمن تدريبًا شاملاً ومنتظمًا على إجراءات إعداد الفواتير والتمويل، وما تبدو عليه العلامات الحمراء. وهذا يلقي شبكة أوسع على المحتالين المحتملين ويجعل التعرف على الأنشطة المشبوهة أسهل.

يجب على الشركات أيضًا فحص العلاقات طويلة الأمد مع الموردين عن كثب. يمكن للبائعين تشجيع النشاط الاحتيالي أو الضغط عليه عند العمل مع موظف واحد. ويمكن تجنب ذلك من خلال تفويض المسؤوليات عبر علاقات البائعين، مع تعيين العديد من موظفي المشتريات لكل مورد.

يجب إجراء المراجعات المنتظمة دون فشل. وينبغي أن يتضمن ذلك تقييمًا متكررًا للفواتير وتعزيز عمليات التوثيق الفعالة والواضحة التي تكشف عن التناقضات والأخطاء في أقرب فرصة. وهذا بدوره سيخلق ثقافة الشفافية والمساءلة، مما يزيد من صعوبة تنفيذ الاحتيال.

إن رقمنة عملية RFx هي أفضل طريقة يمكن للمؤسسات من خلالها تحقيق قدر أكبر من الشفافية. يمكن لتكنولوجيا الشراء الإلكتروني أن توفر الرؤية اللازمة لإدارة ومراقبة عملية المصدر إلى العقد بأكملها بين جميع الأطراف المعنية دون موارد إضافية.

باستخدام البيانات الدقيقة وفي الوقت الفعلي، يمكن اكتشاف الاحتيال في المشتريات والتحقيق فيه قبل الشعور بأي آثار - مما يقلل من تعرض الشركة للمخاطر.

تعرف أيضا على :-

كيفية التحقق مما إذا تم اختراق بياناتك الشخصية عبر الإنترنت

10 اجزاء من المعلومات التي تستخدم لسرقة هويتك

ماذا تفعل عندما كنت قد اخترق

الابداع والتميز

بحث هذه المدونة الإلكترونية