11 طريقة لزيادة الإنتاجية واستعادة الوقت باستخدام المحاسبة السحابية

إذا كان الوقت = المال ، تساعدك المحاسبة السحابية في التركيز على المهام التي ستساعدك على زيادة الإنتاجية ودفع عملك إلى الأمام.

من أجل زيادة الإنتاجية ، تحتاج أولاً إلى معرفة ما يبطئك. لكل إلهاء في يوم عمل ، يستغرق الأمر 25 دقيقة لإعادة عقلك إلى المسار الصحيح. وهذا يمثل انخفاضًا في الإنتاجية بنسبة 40٪. وبالنسبة لأي صاحب عمل يتنقل بين "لحاف مختلط" من قواعد البيانات وجداول البيانات ، فهو أسلوب حياة.

الخبر السار: الأتمتة هنا لدعم فريقك ومساعدتك في استعادة تلك الساعات المدفوعة.

يتجه المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الحلول الرقمية القائمة على السحابة لتبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية. وهذا يشمل أكثر من 70٪ من الشركات التي يعمل بها 10-99 موظفًا وأكثر من 90٪ من الشركات التي يعمل بها 100-499 موظفًا.

كيف تعمل المحاسبة السحابية على زيادة الإنتاجية؟

لذا فإن الوقت ينفد منك وتحتاج إلى التخلص من المشتتات المحبطة. لكن استخدام برنامج جديد يمكن أن يستهلك الوقت (الحصول على مشاركة الفريق) والمال (بند جديد ، تكاليف الإعداد).

قبل أن تقوم بالغوص ، تأكد من أنك تعرف ما الذي يناسبك. فيما يلي الطرق التسع التي ستدعمك بها الحلول المحاسبية أنت وفريقك في أن تصبح خبراء إنتاجية:

اضبطها واتركها

ماذا: توفر لك الإخطارات المضمنة وميزات الفواتير المتقدمة (مثل الفواتير المتكررة أو معلومات بطاقة الائتمان المحفوظة) عبء إكمال المهام اليدوية المملة.

السبب: لن يتم تقييدك باللعب خلف العملاء من أجل:

ذكرهم بمواعيد استحقاق الفاتورة
اسأل عن تفاصيل الدفع أو
إرسال الفواتير المتكررة

حل المحاسبة الخاص بك سوف يعتني بكل ذلك من أجلك.

سهولة تتبع النفقات

ماذا: يعد تتبع النفقات يدويًا أمرًا معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً. ولكن عندما ترتبط معاملاتك المصرفية مباشرةً بحل المحاسبة الخاص بك ، يتم بسهولة رقمنة الإيصالات.

السبب: لا يوجد سبب لإرسال النفقات سطراً سطراً عندما يستطيع برنامجك القيام بذلك نيابة عنك.

تقارير في الوقت الحقيقي ، تتبع مباشر للنجاح

ماذا: قم بإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك في الوقت الفعلي باستخدام لوحات المعلومات المضمنة والتقارير الشاملة.

السبب: لا حاجة لإرسال البيانات إلى المحاسبين وأصحاب المصلحة. ستكون بياناتك في مكان مركزي واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتكامل برنامجك مع الأنظمة الأخرى ويقدم تقارير أكثر دقة مما يمكن أن تقدمه "لحاف خليط" من جداول البيانات.

الامان

الإجراء: تم دمج النسخ الاحتياطية للشبكة والتكرار في النظام مباشرةً. بالإضافة إلى ذلك ، تحمي التحديثات الأمنية المحدثة بطاقات الائتمان وتفاصيل المعاملات وغيرها من معلومات العمل الحساسة.

السبب: ما لم تكن حريصًا ، فمن السهل جدًا أن تتم سرقة معلوماتك. ستحتوي برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة دائمًا على إجراءات أمنية محدثة ، لذلك لا داعي للقلق بشأن معلوماتك الحساسة.

عمليات تكامل سهلة

ماذا: أي ادعاءات "سهولة التكامل" يجب أن يكون احتياطيا مع بنية API المفتوحة. تُسهل Open API على الأنظمة التقنية المختلفة مزامنة بياناتها في الوقت الفعلي. يمكن للمطورين إنشاء اتصالات بين البرامج المختلفة - هل تريد CRM الخاص بك للتحدث إلى برنامج أتمتة التسويق الخاص بك؟ وهنا يأتي دور Open API.

السبب: خلال عملك ، ستستخدم العديد من الحلول المختلفة لإنجاز المهمة. لكن لا يهم مقدار الأتمتة إذا تم عزل كل نظام آلي!

تعرف على كاتب الحسابات الافتراضي الخاص بك

ماذا: يتطلب تحديث الكتب بنفسك الكثير من الوقت والطاقة. إذا كنت مرتبكًا ، فتأكد من البحث عن حل يتيح لك الوصول إلى خدمة مسك الدفاتر الافتراضية.

السبب: ستخرج من الكتب وتبدأ في العمل. سيكون هناك عدد أقل من الأخطاء التي تقلق بشأنها ، ولا داعي للاندفاع في اللحظة الأخيرة لإنجاز الكتب.

فواتير أفضل وتدفق نقدي أفضل

ماذا: لماذا تتبع كل شيء بنفسك؟ تتأكد المحاسبة السحابية من إمكانية دفع فواتيرك الآلية داخل التطبيق ، وتتصل بمصرفك لتتبع نفقاتك.

السبب: الاستغناء عن العمل الإداري المتضمن في إدارة المدفوعات والمصروفات سيعيدك إلى طبق من الفضة. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لطريقة الدفع المتسقة تأثير كبير على عملائك.

حافظ على التكاليف في الخط

ماذا: عند التسوق ، تأكد من مقارنة كل الحلول المتاحة للتأكد من أن مجموعة الميزات تأتي بسعر يناسبك.

السبب: يعني الاستثمار الرأسمالي المنخفض في البداية أنه يمكنك توفير أموالك للأنشطة التجارية الهامة التي ستساعدك على النمو.

تنفيذ خالٍ من القلق

ماذا: قد تكون تطبيقات البرامج شاقة: فهي تستغرق وقتًا وتقطع تدفقك. تجعل المنصات الرقمية المبسطة من السهل على أي حجم أو نوع مؤسسة تحميل معلوماتها والبدء على الفور.

السبب: أنت تستحق الحصول على ما تدفع مقابله في أسرع وقت ممكن.

الوصول غير المقيد 24/7/365

الإجراء : يبدو تشغيل العمليات اليدوية أو غير المتصلة بالإنترنت أمرًا ملائمًا حتى تحتاج إلى المعلومات ولا تكون موجودة. لا تدع ساعاتك تحدد متى تكون معلوماتك المالية (الفواتير ، والنفقات ، والتذكيرات ، والتقارير) قيد التشغيل ومتاحة. المحاسبة السحابية قيد التشغيل دائمًا ويمكن للموظفين الوصول إلى الحل أثناء التنقل.

السبب: لا يتعين على فريقك الاعتماد عليك ، أو على مندوب محاسبة بدوام جزئي ، أو فريق مالي مشغول للغاية. تخلص من العوائق التي تحول دون المعلومات المالية التي يحتاجون إليها باستخدام حل برمجي مركزي متصل بالإنترنت دائمًا

دعم العملاء على أعلى مستوى

الإجراء: لا يجب أن تكون الشخص الذي يحل أخطاء التتبع أو الفواتير أو الإبلاغ المعقدة. يجب أن يوفر لك برنامجك خدمة العملاء التي تحتاجها لحل أي مشاكل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

السبب: لم تختر الدخول إلى قسم تكنولوجيا المعلومات أو المسؤول. مع خدمة العملاء المناسبة ، يمكنك أن تطمئن عملائك وموظفيك أنك آلة جيدة التجهيز.

استرجع الوقت وزد الإنتاجية باستخدام الحلول المستندة إلى السحابة

مثل العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، يمكنك محاولة "الاكتفاء" بالعمليات التي تنجز الأشياء ، ولكن بسرعات دون المستوى الأمثل. ومع ذلك ، فإن عدم الكفاءة في مكان العمل يأتي بتكلفة: لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك ، وتركيزك ، وفي النهاية ، على قابلية تطوير عملك على المدى الطويل.

تخسر الشركات ما بين 20٪ إلى 30٪ في المتوسط من الإيرادات كل عام بسبب عدم كفاءة العمليات. عند التفكير في تنفيذ برنامج محاسبة ، فكر في الوقت والإيرادات التي يمكنك استردادها.

استنتاج

هل لديك فضول لمعرفة كيف تُحدث الحلول المستندة إلى السحابة فرقًا لشركات مثل شركتك؟ تحقق من دراسة الحالة هذه حول شركة صغيرة ومتوسطة الحجم تستخدم المحاسبة السحابية للحفاظ على التركيز ودعم أعمالهم المتنامية.

تعرف على المزيد :-

إدارة المشاريع الصغيرة

خمس طرق لتحويل المشاريع الصغيرة إلى نجاح احترافي

العادات التي تمنع توسيع نطاق عملك

6 حيل تجارية لتحقيق نتائج حقيقية لأعمالك الصغيرة

الابداع والتميز

بحث هذه المدونة الإلكترونية